Los costes logísticos pueden representar una parte importante de los gastos operativos de una empresa. Almacenamiento, inventario, preparación de pedidos, transporte, devoluciones, personal y tecnología generan costes que aumentan rápidamente cuando los procesos no están bien coordinados.
La reducción de costes logísticos no consiste simplemente en gastar menos. El objetivo es identificar ineficiencias, eliminar tareas innecesarias y utilizar mejor los recursos disponibles sin perjudicar el nivel de servicio.
Una gestión integrada permite analizar la operación de forma conjunta y detectar cómo las decisiones tomadas en inventario, almacén, picking, transporte o devoluciones afectan al coste total.
En este artículo analizamos dónde se concentran los principales costes logísticos, cómo reducirlos y qué indicadores conviene controlar para comprobar si las medidas aplicadas están funcionando.
Tabla de Contenidos
¿Qué son los costes logísticos?
Los costes logísticos son los gastos asociados al movimiento, almacenamiento y gestión de productos desde que entran en la cadena logística hasta que llegan al cliente y, en determinados casos, regresan mediante una devolución.
No se limitan al transporte. Una operación logística puede generar costes en múltiples puntos:
- Recepción de mercancía.
- Almacenamiento.
- Gestión de inventario.
- Picking y packing.
- Personal de almacén.
- Material de embalaje.
- Expedición y transporte.
- Tecnología y sistemas de gestión.
- Errores en pedidos.
- Devoluciones y logística inversa.
Analizar únicamente uno de estos elementos puede ofrecer una imagen incompleta. Una reducción de costes en una fase puede terminar aumentando los gastos en otra si no se tiene en cuenta el conjunto de la operación.
Por eso, la logística integral permite estudiar los costes desde una perspectiva más amplia y entender cómo están relacionados los diferentes procesos.
¿Dónde se generan los principales costes logísticos?
Cada empresa tiene una estructura de costes diferente, pero existen varias áreas que suelen concentrar una parte importante del gasto logístico.
Almacenamiento
El espacio tiene un coste. Alquiler, instalaciones, equipamiento, mantenimiento y personal forman parte del gasto asociado al almacenamiento.
Además, un almacén mal distribuido puede incrementar los recorridos del personal, dificultar la localización de productos y reducir la capacidad real disponible.
Inventario
Mantener producto almacenado también implica un coste. Cuanto más tiempo permanece una referencia sin venderse, más recursos quedan inmovilizados.
Por otro lado, trabajar con un inventario demasiado reducido puede provocar roturas de stock y pérdida de ventas.
Preparación de pedidos
Picking y packing requieren tiempo, personal y recursos. Los costes aumentan cuando las ubicaciones están mal organizadas, existen demasiados desplazamientos o se producen errores frecuentes.
Transporte
El coste del transporte depende de variables como distancia, peso, volumen, número de expediciones, urgencia y condiciones negociadas con los operadores.
Una planificación poco eficiente puede generar envíos innecesariamente caros o expediciones urgentes que podrían haberse evitado.
Errores y devoluciones
Un pedido incorrecto puede generar varios gastos adicionales: atención al cliente, transporte de devolución, nueva preparación, reenvío y manipulación del producto cuando vuelve al almacén.
Reducir el número de incidencias es, por tanto, una forma directa de controlar los costes logísticos.
Cómo reducir los costes logísticos de una empresa
La reducción de costes debe comenzar identificando en qué procesos existen ineficiencias. No todas las empresas necesitan actuar sobre las mismas áreas.
1. Optimizar los costes de almacenamiento
El primer paso es aprovechar correctamente el espacio disponible.
Una buena distribución de ubicaciones puede reducir desplazamientos y aumentar la capacidad efectiva del almacén sin necesidad de ampliar inmediatamente las instalaciones.
También conviene revisar qué productos ocupan más espacio, cuáles tienen mayor rotación y qué referencias permanecen almacenadas durante largos periodos.
Cuando la capacidad interna empieza a limitar la operación, trabajar con un almacén logístico especializado puede evitar determinadas inversiones en nuevas instalaciones, equipamiento y estructura fija.
2. Reducir el exceso de inventario
Un exceso de stock ocupa espacio y mantiene capital inmovilizado en productos que todavía no generan ingresos.
Para reducirlo es necesario analizar la rotación de cada referencia, las previsiones de demanda y los tiempos de reposición.
El objetivo no es disponer del menor inventario posible, sino encontrar un nivel que permita atender la demanda sin acumular mercancía innecesaria.
Una gestión poco precisa puede provocar tanto exceso como falta de existencias. En nuestro contenido sobre problemas de stock analizamos estas situaciones con más detalle.
3. Mejorar los procesos de picking y packing
La preparación de pedidos puede convertirse en una fuente importante de costes cuando los operarios realizan desplazamientos innecesarios o tienen dificultades para localizar los productos.
Revisar la distribución de ubicaciones, colocar las referencias de mayor rotación en zonas accesibles y utilizar un método de picking adecuado al volumen de pedidos puede reducir tiempos.
También conviene analizar los errores. Un producto incorrecto o una cantidad equivocada no solo requieren corregir el pedido, sino que pueden generar transporte adicional y una devolución.
La optimización de los costes del picking puede tener un impacto directo en el coste final de preparación.
4. Reducir errores y reprocesos
Los errores logísticos generan trabajo adicional que no aporta valor al cliente.
Algunos ejemplos habituales son:
- Inventario incorrecto.
- Pedidos preparados con referencias equivocadas.
- Etiquetas erróneas.
- Expediciones duplicadas.
- Información incompleta entre departamentos.
- Devoluciones mal registradas.
Cuando estos errores se repiten, el coste acumulado puede ser considerable.
Centralizar la información y establecer procedimientos claros ayuda a reducir las tareas de corrección y el tiempo dedicado a resolver incidencias.
5. Optimizar el transporte
El transporte debe analizarse junto con el resto de la operación.
Consolidar expediciones cuando sea posible, evitar envíos urgentes provocados por retrasos internos y seleccionar correctamente el servicio de transporte puede reducir gastos.
También conviene comparar el coste real por envío y revisar periódicamente las condiciones negociadas con los operadores.
La preparación del pedido tiene aquí una relación directa: si el almacén no termina las expediciones dentro del plazo previsto, puede ser necesario recurrir a servicios más rápidos y caros para cumplir la fecha de entrega.
6. Gestionar mejor las devoluciones
Las devoluciones generan transporte, recepción, comprobación y manipulación adicional.
Cuando un producto vuelve al almacén conviene procesarlo rápidamente para determinar si puede reincorporarse al inventario, necesita reacondicionamiento o debe descartarse.
Un proceso lento puede hacer que una referencia permanezca fuera del stock disponible durante más tiempo del necesario.
También es importante analizar por qué se producen las devoluciones. Si una parte importante procede de errores de preparación, actuar sobre el origen del problema puede reducir directamente estos costes.
Costes fijos y variables en logística
Distinguir entre costes fijos y variables ayuda a entender cómo cambia el gasto logístico cuando aumenta o disminuye la actividad.
Costes fijos
Son gastos que se mantienen relativamente estables aunque el volumen de pedidos cambie.
Por ejemplo:
- Alquiler o mantenimiento del almacén.
- Determinados equipos e instalaciones.
- Software contratado mediante cuotas fijas.
- Parte de la estructura de personal.
Costes variables
Son aquellos que aumentan o disminuyen según el volumen de actividad.
- Preparación de pedidos.
- Materiales de embalaje.
- Transporte.
- Manipulaciones adicionales.
- Procesamiento de devoluciones.
Esta distinción es especialmente útil cuando una empresa analiza si mantener toda la infraestructura internamente o externalizar determinadas operaciones.
Cómo detectar ineficiencias que aumentan los costes logísticos
No siempre es evidente dónde se está perdiendo dinero. Algunas señales pueden indicar que existen procesos que conviene revisar.
Demasiado inventario inmovilizado
Si una parte importante del almacén está ocupada por referencias con poca rotación, existe un coste de espacio y capital que conviene analizar.
Recorridos excesivos durante el picking
Cuando los operarios recorren largas distancias para completar cada pedido, aumenta el tiempo necesario y disminuye la productividad.
Errores frecuentes de preparación
Un porcentaje elevado de pedidos incorrectos genera costes de reprocesamiento, devolución y reenvío.
Uso poco eficiente del espacio
Un almacén puede parecer lleno y, al mismo tiempo, tener una utilización poco eficiente de su capacidad.
Exceso de tareas manuales
Introducir repetidamente la misma información en varios sistemas consume tiempo y aumenta el riesgo de errores.
Expediciones urgentes recurrentes
Si recurrir a transporte urgente es habitual, puede existir un problema anterior de planificación, aprovisionamiento o preparación de pedidos.
Tecnología y automatización para reducir costes logísticos
La tecnología puede reducir tareas manuales y proporcionar información más precisa sobre la operación.
Un sistema de gestión de almacenes puede ayudar a controlar ubicaciones, movimientos de inventario y órdenes de preparación. Las integraciones con plataformas ecommerce permiten recibir pedidos y actualizar automáticamente determinadas operaciones.
La automatización también puede aplicarse a procesos repetitivos, generación de documentación, actualización de estados o determinadas tareas de picking.
Sin embargo, automatizar un proceso ineficiente no garantiza una reducción de costes. Antes de implantar tecnología conviene revisar cómo funciona la operación y qué problema se quiere resolver.
KPIs para controlar los costes logísticos
Reducir costes requiere medir. Sin indicadores resulta difícil saber si una modificación está generando una mejora real.
Algunos KPIs especialmente útiles son:
Coste logístico por pedido
Permite relacionar el gasto total de la operación con el número de pedidos gestionados.
Coste de preparación por pedido
Mide los recursos necesarios para completar las operaciones de picking y packing.
Coste de almacenamiento
Permite analizar cuánto cuesta mantener la mercancía almacenada durante un periodo determinado.
Rotación del inventario
Ayuda a identificar qué productos permanecen demasiado tiempo almacenados y cuáles tienen una salida más rápida.
Precisión del inventario
Compara las existencias registradas en los sistemas con el stock físico disponible.
Porcentaje de pedidos con errores
Permite detectar problemas en preparación, inventario o expedición.
Coste de devoluciones
Ayuda a conocer cuánto representan las devoluciones dentro del coste total de la operación.
Utilización del espacio
Sirve para comprobar si la capacidad del almacén se está aprovechando correctamente.
Puedes consultar otros KPIs logísticos para analizar el rendimiento de la operación con mayor detalle.
¿Externalizar la logística ayuda a reducir costes?
Externalizar determinadas operaciones puede ayudar a flexibilizar costes, pero no significa automáticamente que siempre resulte más barato.
La decisión debe comparar el coste total de gestionar internamente la operación con el coste de trabajar con un proveedor especializado.
La externalización puede tener sentido especialmente cuando:
- La empresa necesita ampliar su espacio de almacenamiento.
- El volumen de pedidos varía mucho durante el año.
- Existen picos de demanda difíciles de gestionar internamente.
- Es necesario contratar más personal logístico.
- Se necesitan sistemas o tecnología específicos.
- La infraestructura actual está cerca de su capacidad máxima.
En estos casos, transformar parte de la estructura propia en un servicio adaptado al volumen de actividad puede ofrecer mayor flexibilidad.
Adock ofrece servicios de logística y fulfillment que permiten externalizar almacenamiento, inventario, preparación de pedidos, expediciones y devoluciones.
Ejemplo práctico de reducción de costes logísticos
Imaginemos un ecommerce que ha aumentado sus ventas durante los últimos años.
Su almacén empieza a quedarse pequeño y el equipo necesita dedicar cada vez más tiempo a localizar referencias y preparar pedidos. Durante las campañas promocionales es necesario contratar personal adicional y algunos pedidos se retrasan.
La empresa tiene varias alternativas.
Puede ampliar sus instalaciones, incorporar nuevas estanterías, contratar más personal e invertir en sistemas de gestión. También puede analizar cuánto costaría externalizar parte del almacenamiento y la preparación de pedidos.
Para comparar ambas opciones no debería tener en cuenta únicamente el precio por pedido. También tendría que considerar:
- Coste del espacio.
- Personal.
- Equipamiento.
- Tecnología.
- Errores de preparación.
- Capacidad necesaria durante los picos de actividad.
- Tiempo dedicado internamente a gestionar la operación.
El objetivo es conocer el coste total de cada alternativa y elegir la que mejor se adapte al volumen y evolución prevista del negocio.
Cómo empezar a reducir los costes logísticos
Antes de aplicar cambios conviene analizar la operación actual y determinar dónde se concentran los principales gastos.
Un diagnóstico básico debería responder a preguntas como:
- ¿Qué parte del coste corresponde al almacenamiento?
- ¿Cuánto cuesta preparar cada pedido?
- ¿Qué porcentaje de pedidos contiene errores?
- ¿Cuánto inventario permanece almacenado durante largos periodos?
- ¿Qué porcentaje del espacio está realmente aprovechado?
- ¿Cuánto cuestan las devoluciones?
- ¿Existen tareas manuales que puedan simplificarse?
- ¿La infraestructura actual puede asumir el crecimiento previsto?
A partir de estos datos se pueden priorizar las medidas con mayor impacto potencial y comprobar posteriormente si los costes se reducen sin perjudicar el servicio.
¿Quieres revisar si tu operativa logística puede ser más eficiente?
Contacta con Adock y cuéntanos cómo gestionas actualmente tu almacenamiento, inventario y preparación de pedidos.
Preguntas frecuentes sobre reducción de costes logísticos
¿Cómo se pueden reducir los costes logísticos?
El primer paso es identificar en qué procesos se concentra el gasto. Algunas medidas habituales son optimizar el espacio de almacenamiento, mejorar la gestión del inventario, reducir errores en picking y packing, automatizar tareas repetitivas, revisar el transporte y gestionar mejor las devoluciones.
¿Cuáles son los principales costes logísticos?
Los principales costes suelen estar asociados al almacenamiento, inventario, personal, preparación de pedidos, embalaje, transporte, tecnología, errores y devoluciones. Su peso cambia según el tipo de negocio y el volumen de operaciones.
¿Cómo reducir los costes de almacenamiento?
Una mejor distribución del almacén, el control de productos con baja rotación, la optimización del inventario y un uso más eficiente del espacio pueden ayudar a reducir costes sin necesidad de ampliar instalaciones.
¿Cómo influye el inventario en los costes logísticos?
El exceso de inventario ocupa espacio y mantiene capital inmovilizado, mientras que un nivel demasiado bajo puede provocar roturas de stock y pérdida de ventas. La clave está en ajustar el stock a la demanda y a los tiempos de reposición.
¿Cómo puede el picking ayudar a reducir costes?
Reducir desplazamientos, organizar correctamente las ubicaciones y utilizar un método de picking adecuado puede disminuir el tiempo de preparación de los pedidos y reducir errores que generan devoluciones o reenvíos.
¿Qué KPIs ayudan a controlar los costes logísticos?
Algunos indicadores útiles son el coste logístico por pedido, coste de preparación, rotación del inventario, precisión del stock, porcentaje de pedidos con errores, coste de devoluciones y utilización del espacio del almacén.
¿La automatización puede reducir los costes logísticos?
Sí, cuando se aplica a procesos adecuados. Puede reducir tareas manuales, errores y tiempos de procesamiento. Antes de automatizar conviene identificar qué ineficiencia se quiere resolver y medir después el resultado.
¿Externalizar la logística siempre reduce costes?
No necesariamente. La externalización debe compararse con el coste total de gestionar la operación internamente. Puede resultar interesante cuando la empresa necesita ampliar infraestructura, asumir picos de demanda o flexibilizar determinados costes.
¿Qué costes pueden generar los errores logísticos?
Un error puede provocar atención al cliente, transporte de devolución, nueva preparación, reenvío y manipulación adicional del producto. Cuando se repiten, estos costes pueden tener un impacto importante en la operación.
¿Cómo saber si una empresa tiene costes logísticos demasiado altos?
Algunas señales son exceso de stock, muchos pedidos con errores, demasiados desplazamientos en almacén, uso poco eficiente del espacio, expediciones urgentes frecuentes, devoluciones elevadas o un aumento del coste por pedido.
