¿Qué es un almacén logístico o warehouse?

La logística de almacenamiento se desarrolla en un almacén logístico, un centro operativo cuya finalidad es dar soporte a las diferentes actividades que están relacionadas con el aprovisionamiento y la distribución de mercancías. Debido a las cada vez más exigentes características de entrega por los compradores, éste ha adquirido una gran relevancia y se necesita que esté adaptado a las exigencias del mercado.

Así surgen los almacenes logísticos especializados en e-commerce quienes adaptan su estructura y funcionamiento a lo que requiere este tipo de negocio. Esto es, básicamente, el picking a la unidad, la preparación de pedidos con personalización y el envío en el día/día siguiente.

Tiene una función principal: ser el enclave entre el proceso de producción y el de distribución permitiendo así aportar valor a la logística de la empresa, ayudar a optimizar costes y mejorar el servicio al cliente.

Warehouse: significado y traducción al español

El término warehouse significa literalmente almacén en español. Sin embargo, dentro del ámbito logístico, no hace referencia únicamente a un espacio donde se guarda mercancía, sino a un centro operativo preparado para recibir, almacenar, controlar, preparar y enviar productos de forma eficiente.

Por eso, cuando hablamos de un warehouse para ecommerce, nos referimos a una infraestructura logística que permite gestionar el stock, preparar pedidos, coordinar envíos y controlar devoluciones. En este contexto, el warehouse se convierte en una pieza clave para que una tienda online pueda crecer sin asumir internamente todos los costes y complejidades de la operativa logística.

Otras funciones importantes de un almacén logístico

• Entradas de mercancía: hay que llevar una buena gestión del inventario para planificar bien las entradas y llevar una gestión adecuada del flujo.
• Comprobación de la mercancía: al realizar la entrada de la mercancía es necesario comprobar que lo que ha llegado es lo que se refleja en el albarán de entrega y si fuera necesario, informar de cualquier disconformidad ya sea en la cantidad como en el estado de la mercancía.
• Almacenaje: una vez se ha entrado la mercancía, es necesario darles una ubicación. Teniendo en cuenta sus dimensiones, peso y rotación se ubicará en una posición u otra a fin de optimizar al máximo los procesos de picking y packing.
• Seguridad: cuando procedemos a almacenar el producto es necesario que quede protegido de la luz solar y llevar a cabo los controles rutinarios de control de plagas, fugas o roturas.
• Preparación de pedidos: una vez al producto se le ha asignado una ubicación ya estará listo para poder realizar la preparación de los pedidos, sean estos mono o multi-referencia.
• Salida: una vez están preparados los pedidos, se depositarán en las jaulas o gavetas de salida para que pasen a recogerlos los transportistas.

Tipos de Almacén

• Almacén de distribución: son los almacenes más utilizados en la logística de ecommerce y su función es la de recepcionar, almacenar y preparar los pedidos que una tienda online recibe. Se sitúan no muy alejados de las grandes ciudades para poder aprovechar al máximo las opciones de transporte favoreciendo la entrega rápida de los pedidos, factor sumamente importante para el consumidor digital.
• Almacén de transbordo: son los almacenes que se utilizan para recepcionar el producto a corto plazo y se utilizan por ejemplo, cuando es necesario transportarlas de un medio de transporte a otro. Es utilizado por las cadenas de supermercados que necesitan que varios proveedores suministren los productos de una misma categoría. Ha de darse un picking más eficiente.
• Almacén de compras o aprovisionamiento: su función es almacenar los productos necesarios para la producción, componentes de fabricación y materias primas. Cuando se inicia la fabricación, éstos deben ser llevados al sitio. Así, los almacenes de aprovisionamiento tienen que estar situados cerca del sitio de producción. A veces, incluso existen sistemas de conexión para poder transportar los palés de una forma casi automática de un almacén a otro.
• Almacén de recogida: Se llama también almacén de picking y sirve para que los pedidos se diseñen de la forma más eficiente posible. Los productos se almacenan de tal forma que facilita mucho su recogida a la hora de preparar el pedido. El acceso es muy cómodo y eficiente.

Diferencias entre los principales tipos de warehouse

Servicios que ofrecen los Warehouses

• Almacenamiento: Uno de los principales servicios que ofrece un centro de logística o warehouse es el almacenamiento ya que toda actividad logística se inicia con un stock de mercancía que necesita ser preparado para la venta. Una de las ventajas más importantes de la externalización es el pasar a tener un coste de almacenaje variable pudiendo adaptar el stock de tu producto a la demanda del mismo. De esta forma, durante los meses de pico de ventas, como puede ser la Navidad, las marcas suelen aumentar los niveles de stock mientras que, durante los meses regulares, los reducen.
• Picking & packing: según la tipología de cliente o canal de venta, los pedidos se preparan siguiendo unos requerimientos u otros. Así, no es lo mismo enviar pallets completos de una referencia a Carrefour que enviar un pallet de varias referencias a una tienda más pequeña que requiere de un surtido menor. Una empresa de picking se encarga del proceso de preparación de un pedido, donde se seleccionan y recogen los productos de los diferentes lugares de un almacén. Después, se organizan antes de su empaquetado y posteriormente se hace el envío al cliente final. Según el tipo de almacén, el picking se realiza manualmente o utilizando robots para automatizar y ganar eficiencia. El Packing, en cambio, hace referencia a todo lo que es el empaquetado del producto. Como hemos visto, son procesos complementarios y necesarios para preparar y enviar un pedido.Es muy importante que durante el proceso haya medidas de control para evitar errores humanos que llevarían consigo una devolución e insatisfacción por parte del cliente. Un elemento fundamental para garantizar esto es la existencia de código de barras en cada uno de los artículos. Os explicamos a continuación el proceso desde la llegada del pedido. Se asigna a un operario a quien le aparece reflejado en su PDA. En ese momento se inicia el picking cuando lee en ella dónde están ubicados los diferentes productos que configuran el pedido, los extrae y los lleva a la mesa de preparación. A fin de evitar cualquier error, tanto los productos como las ubicaciones deben estar convenientemente identificados con un código de barras con el que verificaremos en todo momento que estamos cogiendo el producto correcto, el solicitado por el cliente final. De esta forma, evitaremos cualquier fallo que se transformaría en una devolución, justo lo que no queremos que pase.
• Envío: El proceso integral que se inicia con el almacenamiento de la mercancía finaliza con el envío de los pedidos al cliente. En algunos casos, es el propio operador el que tiene una red de transporte propia y en otros, el transporte está subcontratado. Esto es, se contrata a una empresa de transporte que se encarga de ir al almacén, recoger la mercancía y transportarla hasta destino.
• Devoluciones: cuando un cliente no está satisfecho con el producto ya sea porque no le encaja con lo que él había solicitado, no le gusta o le ha llegado defectuoso, tendremos que activar el protocolo de actuación necesario para que quede satisfecho. Así, una de las funciones de los almacenes es gestionar la llamada logística inversa y que consiste precisamente en eso. Recepcionar el producto no satisfactorio y reponerlo si es el caso. Siempre atendiendo los criterios o protocolo establecido por la marca.

• Análisis de datos: para los clientes es importante el poder tener acceso a la información que se refiere a toda la operativa del almacén. Esto es, poder ver el inventario en tiempo real y el estado de cualquiera de sus pedidos.Es uno de los aspectos que más se valoran a la hora de contratar los servicios de un operador logístico. Permite a la marca tomar las decisiones oportunas en cuanto a reposición de producto.

¿Cuándo necesita un ecommerce externalizar su warehouse?

No todos los negocios necesitan externalizar su almacén desde el primer día. Sin embargo, hay señales claras que indican que la gestión interna puede estar limitando el crecimiento de la tienda online. Cuando el volumen de pedidos aumenta, los errores de preparación se repiten o el espacio disponible empieza a condicionar las campañas comerciales, contar con un warehouse especializado puede marcar una gran diferencia.

Externalizar la logística permite transformar una estructura fija en un modelo más flexible, adaptado a la demanda real del negocio. Esto resulta especialmente útil en ecommerce con picos de venta estacionales, campañas promocionales, lanzamientos de producto o expansión a nuevos canales de venta.

También es una opción recomendable cuando la marca quiere mejorar los tiempos de entrega, profesionalizar la gestión de devoluciones o disponer de información actualizada sobre stock y pedidos sin tener que invertir en tecnología logística propia.

Ventajas de utilizar un Warehouse

Cuando no tienes la seguridad de estar gestionando adecuadamente el almacén, o cuándo éste se ha quedado pequeño y te has de plantear el cambio, puedes optar por externalizar la operativa en un socio externo. Y ¿cuáles son las ventajas que consigues?

• Mejora de la eficiencia: puedes conseguir resultados más óptimos que lo que puedes conseguir con recursos propios. El motivo es que el proveedor externo, al ser esa operativa, su especialización, ya tiene diseñados los procesos y flujos que son más óptimos y eficientes.
• Ahorro de tiempo y recursos: el proveedor externo tendrá la responsabilidad de dimensionarse en función de la actividad requerida asumiendo él los riesgos.
• Mejora de la satisfacción del cliente: al contratar el servicio de un especialista trae consigo una mayor satisfacción del cliente ya que tiene el foco en eso.
• Mayor capacidad de almacenamiento: la responsabilidad de planificar la capacidad necesaria cae en manos del proveedor externo asumiendo él los costes de aumentar la capacidad e imputando sólo la parte que te corresponde. De esta forma minimizar riesgos al pagar por el espacio que ocupas. A medida que crecen las ventas, tienes más stock y sólo entonces pagas más.

Cómo elegir un Warehouse: Factores a considerar

• Coste: Cuando busquemos un almacén externo para gestionar nuestro proyecto, contactaremos a diferentes proveedores y realizaremos una comparativa de costes. Veremos que algunos se especializan o dan prioridad a unos aspectos diferentes que a otros y habremos de entender cuál se ajusta mejor a nuestra operativa.
• Experiencia: Una de las formas de valorar la experiencia de una empresa que ofrece los servicios de almacén, es preguntarles por sus años de actividad y cartera de clientes. Un factor importante también es su conocimiento y habilidad para adaptarse a los avances tecnológicos ya que éstos permiten realizar los procesos de forma más rápida y eficiente.
• Integración con plataformas de comercio electrónico: al igual que es importante considerar su capacidad para adaptarse a las novedades tecnológicas, también lo será su capacidad para integrar su software (SGA) con las diferentes plataformas de comercio electrónico (CMS).
• Flexibilidad: el mercado en general y el consumidor en particular, cambia de hábitos cada vez más rápido y todos hemos de tener la capacidad de ser flexibles y adaptar procesos y estructuras a lo que se requiera.
• Localización: es un aspecto clave a la hora de elegir y gestionar una unidad de almacenamiento. Debes asegurarte que esté situado a una distancia razonable de los clientes para que las entregas sean puntuales y rentables. Antes de escoger uno, comprueba los gastos de transporte desde su localización hasta los destinos finales más frecuentes de tus compradores. También necesitarás tener en cuenta la distancia entre el almacén y tus proveedores a fin de minimizar costes y tener flexibilidad de reposición.

Checklist para elegir un warehouse para ecommerce

Warehouse y fulfillment para ecommerce: cómo elegir la mejor solución logística

Elegir un almacén logístico o warehouse adecuado es una decisión clave para cualquier empresa que quiera optimizar su operativa, reducir costes y mejorar la experiencia de sus clientes. Como hemos visto, no se trata únicamente de disponer de un espacio donde almacenar productos, sino de contar con una estructura capaz de gestionar entradas de mercancía, control de stock, picking, packing, envíos y devoluciones de forma eficiente.

En el caso de las tiendas online, esta elección cobra todavía más importancia. El crecimiento de un ecommerce suele ir acompañado de nuevos retos logísticos: más pedidos, más referencias, picos de demanda, necesidad de entregas rápidas y una gestión de devoluciones cada vez más exigente. Por eso, contar con una solución de fulfillment para ecommerce permite delegar toda la operativa logística en un partner especializado y centrarse en las áreas que realmente impulsan el negocio, como el desarrollo de producto, el marketing o la venta.

En Adock ofrecemos a las marcas un servicio integral de logística y fulfillment para ecommerce, diseñado para gestionar el almacenamiento, la preparación de pedidos, los envíos y la logística inversa desde un único punto operativo. Nos integramos con marketplaces, plataformas ecommerce, ERP y transportistas mediante API, lo que permite disponer de información en tiempo real sobre el stock, los pedidos y el estado de cada envío.

Gracias a nuestro dashboard, las marcas pueden tomar decisiones de forma ágil e informada, adaptar su operativa a la demanda y mejorar la eficiencia de su cadena logística. Además, ofrecemos flexibilidad para trabajar con nuestras empresas de mensajería habituales o con el transportista actual de cada cliente. En definitiva, en Adock ayudamos a las marcas a convertir su logística en una ventaja competitiva, con una solución adaptada a sus necesidades y preparada para acompañar su crecimiento.