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¿Qué es el fulfillment? ¿Qué hace una empresa de fulfillment?

El fulfillment Ecommerce es todo el proceso que se inicia cuando un cliente realiza una compra online y recibe el pedido ya sea en su domicilio o en un punto de entrega que se haya convenido. Este proceso incluye diferentes aspectos como la recepción del producto en el almacén, el empaquetado de los productos a enviar y el envío. Este proceso puede llevarlo a cabo el almacén propio de la marca o una empresa especializada en logística para Ecommerce.

Las funciones principales de un fulfillment dependen de los diferentes canales de venta que gestione la marca. Estos pueden ser: las ventas directas realizadas a través de la página web y dirigidas a un cliente final (B2C), las ventas realizadas tanto a un cliente final (B2C) como a una tienda física, distribuidor o mayorista (B2B) y por último a un marketplace (plataforma de venta). Cada uno de estos canales de venta tiene sus particularidades y la soluciones fulfillment Adock se adaptan a cada una de ellas.

Cuáles son los principales servicios que ofrece una empresa de fulfillment:

  • Recepción de la mercancía: La marca ha de llevar un control exhaustivo de la cadena de suministro a fin de garantizar que hay una entrada regular de producto en el almacén para atender todas las ventas. El almacén se encargará de revisar el producto y de entrarlo en el sistema.
  • Almacenamiento: Se debe tener en cuenta las características de los productos y si es necesaria alguna condición especial que garantice su correcto almacenamiento (temperatura controlada, refrigeración, caducidad…). La logística de almacenamiento es una de las ventajas a tener en cuenta ya que permite variabilizar tu coste de almacenaje y sólo pagar por el espacio que ocupas. Este factor adquiere especial importancia en aquellos productos que sufren de estacionalidad o picos altos de demanda.
  • Gestión de inventario: Un requerimiento muy importante de este tipo de almacenes es el etiquetado de los productos con código de barras. Los centros de logística tienen una gestión exhaustiva para disponer de la información de qué productos están en stock en todo momento evitando, así descuadres o pérdida de ventas por caer en roturas.
  • Picking y packing: Gracias a los códigos de barras, cuando entra un pedido, es muy fácil localizar los diferentes productos que lleva dentro del almacén (picking), llevarlos a la mesa de preparación, embalarlo siguiendo los requerimientos de la marca (packing) y dejarlos preparados para la recogida del transportista.
  • Envío: Cada día los diferentes transportistas pasan a recoger los pedidos preparados para enviarlos a los diferentes destinos informados. Necesitaremos ser rigurosos con las entregas a fin de poder garantizar la salida y llegada de los paquetes a destino.
  • Devoluciones: Es cuando el cliente final quiere devolver el producto. Los motivos pueden ser muchos. Los más comunes: un error de talla o no era lo que pensaba. Sea cual fuere, el producto llega de nuevo al almacén y tras convenir con la marca el protocolo a seguir, si está en buenas condiciones se vuelve a colocar en el almacén para la venta y si no, se aparta.
  • Análisis de datos: el software de gestión de almacén te da acceso a un dashboard en el que puedes ver toda la información referente a tus productos, el stock y el estado de los pedidos.

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¿Por qué utilizar una empresa de fulfillment?

Ventajas: la externalización es la opción más adaptable para los diferentes tipos de negocio que se pueden presentar en el comercio electrónico. Permite escalar y pivotar el negocio sin tener que realizar inversiones, ofreciendo mayor libertad para redireccionar esfuerzos hacia otros campos de mayor valor en las empresas.

Planteamos a continuación los tres beneficios más claros:

  • Ahorro de tiempo y recursos: Subcontratar un servicio logístico con un tercero te permite reducir la inversión de capital y la posibilidad de ahorro. Los costes dependen siempre del modelo de negocio y de la manera que se tenga de imputar estos costes y es el operador el que dispondrá de las principales fuentes de coste fijo tales como las instalaciones, los equipos y las personas necesarias.

Así, sea de una forma u otra, la integración de este formato logístico permite mantener un mayor control de la inversión ya que, al ser un servicio contratado se puede trabajar a partir de una variabilización de la inversión, en función de las demandas de temporada que se puedan presentar. Por otro lado, contar con una gestión logística externa facilita identificar cualquier tipo de gasto asociado a este proceso lo que permite ajustar las diferentes variables del coste del servicio.

  • Mejora de la eficiencia: además de la antes mencionada optimización de costes, decantarse por esta opción permite a las marcas reubicar sus esfuerzos en aquellas áreas donde realmente aportan valor y requieren de mayor atención como el desarrollo de nuevos productos, la investigación, las campañas de marketing, siendo fundamental para garantizar el crecimiento.
  • Mejora de la satisfacción del cliente: Contratar a un especialista en el picking a la unidad y en la preparación de pedidos orientados al cliente final hará que tus productos lleguen en las mejores condiciones y menor tiempo posible. También conseguirás que se dé prioridad a la gestión de las devoluciones y todo ello se trasladará en una mayor satisfacción del consumidor final y una mayor recurrencia de compra.

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¿Cómo elegir una empresa de fulfillment?

 

Factores a considerar: delegar la gestión de las ventas online en un operador logístico es una decisión muy estratégica y como tal, es importante que tengas en cuenta una serie de factores que van a ser determinantes a la hora de encontrar un buen partner ya que éste, pasará a ser parte de tu organización y ha de estar alineado con tus necesidades y lo que quieres conseguir.

  • Ubicación del almacén: habrás de tener en cuenta ambos lados del proceso. Por un lado, dónde están ubicados los fabricantes de tus productos (proveedores) para minimizar el impacto del coste de transporte a la hora de trasladar el género al almacén. Y por otro, a qué mercados de diriges, donde están la mayoría de tus compradores, para intentar reducir al máximo el tiempo de entrega al cliente final.
  • Capacidad y requerimientos: no todos los fulfillments pueden almacenar cualquier tipo de producto. Algunos requerirán de algún tipo de Certificación específica, o de disponer de temperatura controlada. Así mismo, es importante comprobar si dispone de la capacidad para almacenar el stock que necesitas y que se adapte a tu modelo de negocio. Algunas empresas disponen de un almacén propio desde donde quieren ir inyectando producto al fulfilment en función de la rotación de los productos y en cambio otras marcas, no tienen presencia de ningún tipo en el mercado y requieren que el fulfillment tenga la capacidad suficiente para almacenar un gran volumen de producto proveniente de un país lejano. Es fundamental adecuar el aprovisionamiento a la cadena de suministro y al volumen de demanda y aunque a veces de inicio es difícil de planificar, sí es importante tener presentes los diferentes escenarios.
  • Experiencia: los años de dedicación te aportan la capacidad para diseñar procesos eficientes, aportar posibles soluciones a hechos puntuales, ser resolutivo ante situaciones imprevistas. Además de que las cosas se hagan bien, se valora muy positivamente el que de forma proactiva propongas a las marcas best practices que les ayuden a vender más o mejorar el servicio a sus clientes finales. Ahí radica la importancia de dejar el negocio en manos de un especialista ya que no tiene nada que ver la operativa de enviar pallets a una plataforma de distribución que la de enviar un paquete a una persona que está en su casa y lo necesita para ese fin de semana.
  • Integración con plataformas de comercio electrónico: el fulfillment ha de contar con una plataforma de software que esté desarrollada específicamente para la operativa propia del e-commerce. De esta forma, garantizas que a medida que vayas creciendo la operativa te acompañe y te permita materializar todos los pedidos y ser eficiente. El software de gestión de almacén se integra directamente con las principales plataformas de comercio electrónico y en los casos en que la marca tiene una web de desarrollo propio o vende a una diferente tipología de canales de venta la integración se puede hacer con su plataforma o ERP a través de una API.
  • Flexibilidad: un factor clave a la hora de elegir un buen partner logístico es que tenga la capacidad de adaptarse a la actividad y necesidades del negocio. Es importante que conozca la estacionalidad de las ventas para poder anticiparse y planificar los recursos.

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A continuación y a modo de resumen, vamos a recordar cuáles son los servicios que engloba una empresa de fulfillment:

 

  • Recepción de la mercancía: inspección de la mercancía que llega del proveedor y clasificación..El almacén se asegura que el producto físicamente recibido coincide con el especificado en el albarán y en caso de no ser así, lo notifica a la marca. También informa de cualquier diferencia o incidencia de calidad. Es importante que llegue etiquetado con código de barras para garantizar la trazabilidad y evitar errores en la preparación.
  • Almacenaje: El almacén de fulfillment es responsable de la conservación del stock en buen estado y en su coste se incluye un seguro sobre la mercancía por el valor que nos informa la marca. El cobro se realiza en función del espacio diario ocupado por el producto siendo, el hecho de variabilizar el coste, una de las principales ventajas. Si son meses de venta elevada, almacenas más producto, mientras que en meses de menor venta, reduces al mínimo el stock y espacio. La mercancía se ubica en estantería o por palé, para referencias con mucho stock.
  • Integración de la plataforma con los diferentes canales de venta: a través de la plataforma, o también llamado SGA (software de gestión de almacén), el almacén de fulfillment centraliza en un sólo lugar la recepción de los pedidos y la gestión del inventario lo que le permite, optimizar los tiempos de la operativa. Así mismo, el cliente puede consultar en un panel el estado de los pedidos y la situación de inventario.
  • Picking & Packing: Cada vez que un cliente final finaliza un pedido, éste se recibe en la plataforma de fulfillment y es asignado a un operario. Allí se especifica los productos que integran cada pedido, las cantidades, y la ubicación en que se encuentran dentro del centro logístico. El personal deberá seleccionar los productos, verificar que cumplan con las especificaciones correctas (modelo, talla, color, etc…) y empacarlos con el embalaje adecuado, según el tamaño y tipo de producto e incorporar, si es necesario, los requerimientos que haya determinado la marca (folleto, elementos de marketing…). El resultado es un pedido debidamente empacado e identificado, listo para ser enviado.
  • Envío y entrega: Un centro de fulfillment, aunque no cuenta con una flota de transporte propia, es responsable de hacer que cada pedido llegue a su destino y para ello es necesario que cuente con el servicio de distintas compañías de transportista. En algunos casos disponen también de herramientas que permiten hacer el seguimiento del estado de los envíos.

 

¿Cuáles son los elementos a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de fulfillment adecuada?

  • Escalabilidad: ha de ser capaz de adaptarse a las necesidades de crecimiento que requieren los planes de la empresa. Ha de ser capaz de acompañarle en su crecimiento ayudándole a optimizar sus procesos para poder ser así lo más eficiente posible.
  • Optimización de costes: ha de ser flexible y adaptarse a los diferentes contextos de demanda y operativa que requiera el plan de crecimiento.
  • Mejor servicio al cliente final: Ha de ser capaz de personalizar el packaging siguiendo las instrucciones de la marca y de entregar en el tiempo requerido por el cliente final.

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¿En qué situaciones debes plantearte externalizar tu logística en un operador logístico?

  • Si quieres centrarte en el crecimiento de tu negocio y no desatender las prioridades.
  • Si ves que estás dedicando demasiado tiempo en cumplir la preparación de tus pedidos o incluso algunos quedan desatendidos. También las devoluciones.
  • Tienes picos de demanda que no eres capaz de atender y se te escapan ventas.
  • Tienes poco espacio disponible en el almacén y necesitas valorar el incurrir en nuevos costes fijos.
  • Estas cansado de formar al personal en la preparación de los pedidos y de la alta rotación. Hay que tener presente que:

Para aquellas empresas que buscan un partner o centro de fulfillment en España, Adock es una muy buena alternativa. Entendemos que la flexibilidad y la rapidez de respuesta son fundamentales para nuestros clientes y cubrimos todos estos aspectos.Operamos nuestros propios almacenes porque nos gusta tener un contacto directo y permanente con nuestros clientes y hacer que todo problema tenga solución.